Jamzy Wang

life is a struggle,be willing to do,be happy to bear~~~

怎样写一封得体的电子邮件?

2014-09-16 8:32

知乎原文链接


奶牛Denny工作效率主义控,微博@奶牛Denny

关于如何写邮件,这是一篇浏览量过十万的短文,最早是发布在笔者自己的博客Denny's Blog上。放在这里,希望能给更多人带去帮助。


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你一定曾经发过很多后来对方就鸟无音讯的邮件吧?你是不是也曾经觉得XXX看上去乐善好施的,怎么发邮件给Ta,Ta就不回复了呢?95%的情况下,答案不是对方耍大牌,人们每天都在处理上百分邮件,多一封不多。真正的原因是,你发的方式错了。所以这篇博客,就讲讲如何发Cold Email。三个核心原则,由浅入深。


原则一、越短的邮件越容易得到回复


这个最简单易懂,因为每个人应该都有体会,但自己发邮件的时候往往就忘了。我自己的真实情况是,两三句话的陌生邮件会立即回复,五句话以上的陌生邮件就会放一放。放一放的意思是,大部分放着放着就再也不会去回了。邮件字数越长,给对方造成的精神压力越大,现代人平时压力已经很大了,实在是心有余而力不足,只能直接把你这份压力抛之脑后了。这一点,你可以思考一下你自己的情况是什么,就马上能开悟了。所以,五句话以内的邮件是王道。


原则二、别说你自己的事儿,说这事儿跟Ta有什么关系


这个世界上对方最在乎的人是谁?对了,Ta自己。太多人写Cold Email的时候,花了80%的篇幅在写自己的事——“我是谁啊、我在干什么啊、我的历程啊、做的事儿的每个细节啊”。。。您等等,您写这封邮件给对方做什么来着,对方正在高效率地处理大量和自己密切相关的邮件,您这是给他插一个故事会么。


所以,你的邮件第一句话应该直入主题地告诉对方,这封邮件的目的是什么。然后,如果你希望增加对方回复的欲望,那么你接下来说的每一句话都应该尽量和对方的利益和兴趣牵扯上关系。你可以花500个字来形容你自己有多牛B,但从吸引力上来讲,这比不上你花50个字来阐述清楚你这事儿和对方有什么关系。


原则三、让Ta可以很容易地回复和帮助到你


这一条只有1%的人在做。


举个例子吧。你在听完一场创业讲座后,和人脉颇广的演讲嘉宾在台下交流了10分钟。他觉得你的项目不错,答应可以将你的团队信息介绍给天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C,让你回去发详细资料到他的邮箱。然后你开开心心地回去发了你的项目简介到他的邮箱,内容大意是说:


很高兴今天和你Blahblahblah。我们的项目是Blahblahblah,怎么怎么Blahblahblah,已经获得了Blahblahblah。附件中是详细的项目资料。谢谢您的帮助!今后咱们Blahblahblah


后来,就没有后来了。然后你就开始想,”XXX看上去乐善好施的,其实也不过如此”。如果你这样想的话,请你站在这位可怜的演讲嘉宾的角度想一想——


他在当天清理邮件的过程中,看到你的这封邮件以后,需要(1)先思考他当时究竟答应你要介绍给哪些个人,关联点究竟是什么(2)找到这三个联系人的邮箱(3)分别写三封独立的邮件给这三个人来介绍你的这个项目和他们的关系。这至少是半个小时的时间投入,你真以为人家是你干爹啊。光在发邮件的时候说“我知道您是个大忙人”,其实只是停留在了一种被动恳求的口吻上,跟伸手要钱其实是同一种精神。


很多人其实都是愿意帮助他人的,但前提是你必须要努力地让对方可以更容易地帮助到你。所以你可以怎么做呢?你回去以后,应该发四封邮件:


第一封:很高兴今天和你Blahblahblah。我们的项目是X,您提到了可以我们的项目可能会让天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C感兴趣。接下来我会发三封您独立的邮件给您,分别是写给ABC的。这三封邮件都是可以被直接转发的格式。谢谢您的帮助!


第二、第三、第四封在内容和措辞上分别是写给A、B、C,简洁阐述你的项目和他们的关系,并且保证格式完整,让你的联系人可以直接转发。


好了,就点到这里。大而全的长邮件大家都会写,也很容易写,所以也不追求什么回复率——很多人只是图个不吐不快(我个人觉得真写这样就别发了,自己宣泄一下就好)。写短邮件则需要更多努力。而写能够设身处地为对方思考的短邮件,则更是需要时刻努力保持这种意识。


不过这三个原则如果能发扬光大,一定能为整个人类社会节省大量浪费的时间和电力。


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来自作者微博@奶牛Denny 和博客Denny's Blog。转载请注明。

以下内容不是规范,只是写邮件时的总结,请务必根据自己公司、团队的实际情况带入思考
内容过长,手工码字不易,为避免没耐心的人误以为我在写申论,先提炼一下观点
  1. 保证把事情说明白
  2. 在1的前提下,尽可能短
  3. 必要时可以罗嗦,不要为了短而短
  4. HTML格式与txt格式的选择,跟团队保持一致即可
  5. 写完后考虑一下受众的阅读体验
  6. 让自己的邮件易于检索
  7. 由简入繁,后而化简

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纯工作性质电邮的书写可以粗略分两个部分,思路和修辞。
(这里先做一个区分,有一部分电邮是用来搞关系、扯皮、划分责任的,这些电邮的编写可以按照传统信的手法写)

A-思路部分,有一些通用的原则可以作为书写的指导。

1、“战地记者”原则
设想自己是一名战地记者,在弹雨纷飞的时候要报道当前的战况,在每说一句话都有可能有枪子儿找上脑门的时候,废话、套话、官话、空话一概省略,直切主题是最合适的。比如说作为一个系统部署人员,要向一个主管技术的大领导汇报客户现场的一个重大问题,可以用这样的思路写:
A系统B模块目前无法运行,部署日志见附件1,报错信息见附件2,客户端环境见附件3.客户要求24h内解决,否则将延迟上线。
一句话将所有的重点信息浓缩起来,相关但冗长的技术信息用附件传递,可以保证对方在看到邮件后马上理解事情的起因经过以及可能的结果,这种情况下如果顾虑太多,仍然用“尊敬的领导”一类的套话起头和修辞的话,可能会导致对方遗漏重要信息。保证对方第一眼就能看到电邮的目的。

2、“金字塔”原理
想象一下金字塔的典型构造。我认为所有电邮(甚至可以包括其他实用文章)都应该遵循这种结构:中心明确,分层叙事,逐层铺开。
关于金字塔原理的书籍,有一本同名的《金字塔原理》可以深入学习,这里只讲述一下我理解的具体概括法。
(《金字塔原理》http://book.douban.com/subject/1020644/...


a.先用战地记者原理过滤一下自己所想表达的内容。找到少数的几个重点,然后再逐一筛减直到找到有且只有一个的中心,先将这个“点”暂时列为自己所有表述的最终目的。
还是拿刚才的例子来解释,客户现场的重大问题,我需要告诉很多事情帮助对方判断,比如日志、报错信息、环境等等,但实际上仔细分析,这些东西都只是为了解决“系统部署失败”这个问题,而再仔细分析,解决“系统部署失败”后可以避免“系统延迟上线”,并且可以避免项目的失败、客户的不信任,最终将所有蛛丝马迹的问题都汇聚到一点“维持客户的信任”。
b.分析邮件接受者对于这个中心点的理解程度。如果不言而喻,则降级到下一中心点,如果可能不甚理解,则保持这个中心点,围绕着它展开描述。
对方是主管技术的大领导,对于“维持客户的信任”这一点自然能有足够的认识,因此降级,选择“项目失败”,同样有足够的共识,再降级“项目延迟上线”,在这一点上,大领导可能不会比现场人员有更清醒的认识,因为山高皇帝远,他能看到的实况有限,而自己的任务就是将这一实况以足够明显而肯定的方式汇报给对方,让他有足够的资源进行判断、协调资源,所以选定“项目延迟上线”这一点作为中心。


c.描述中心点最直接相关的一层信息。
项目延迟上线最直接相关的是“部署失败”,但部署失败只是个结果而不是过程,所以还需要继续描述为什么部署失败。通常做一件事有这么几方面信息,“我有什么资源做、怎么做的、出现了什么结果”,这三个方面就是部署失败的直接相关的信息。


d.继续描述“直接信息”的“直接信息”。
这里将进入一个循环,将自己认为需要说明的情况用逐层铺开的方式附加到中心信息上,丰富中心信息的支撑体系。在电邮里需要根据实际情况采用不同的方式进行附加,例如图片、图表、附件文档等。
日志、操作记录等信息虽然有价值,但因为信息过长、对中心点没有直接帮助,而必须以一种不干扰阅读的方式出现,挂附件是比较好的选择,这可以保证对方在需要获取的时候不难获取、在不需要获取的时候直接避开。
通常参考这两项原则、经过不断的书写联系和概括,就能保证自己的电邮产出是思路得体的。


B-修辞部分,每个人都有自己的文字风格,但在工作性质的电邮中,需要适当约束自己的码字习惯。

1.标点
这部分是最容易忽视的,不少工作N年的老同事在书写电邮时要么不加符号,要么乱加符号。比如每句话都用问号结尾、到处乱跑的感叹号、翻译腔的破折号等等。我自己有一个电邮标点的心里底线,就是“可以不规范,但一定要规律”。
比如有时因为输入法等问题没办法使用标准的中文句号,我索性就直接用英文句号、甚至减号,但一定会有规律地用,比如所有减号都是句号的意思,避免对方看不明白符号的意义,另外日常聊天时我习惯以三个句号结尾,但在电邮中尽量避免这些个人习惯,就算不能规范地使用标点,但也至少不要成为潜在的阅读障碍。

2.字体
  • 默认字体
如果公司有规范,严格执行,如果没有规范,就保持默认字体,因为在不知道对方视力、阅读场合、阅读仪器的时候,默认字体是最安全的选择。
  • 粗体
仅限于刻意强调的文字,一般情况下在一段话内只出现一个粗体词组时,强调效果是最好的,而出现了三四个甚至更多的粗体时,效果反而降低,“都强调等于没强调”,所以,找到自己最需要的那个点,然后再考虑是否值得加粗。
  • 斜体
另外,无论如何都要谨慎对待“斜体”,尽量避免使用,目前win平台的斜体是粗暴的。
参考这个问题(http://www.zhihu.com/question/20120243...

3.颜色
  • 安全色:红色、绿色
除了红色(代表强调或者危险)和绿色(代表通过和安全)可以适度使用外,其他颜色尽量避免使用。
  • 多种颜色时,给出标注
如果一定要用多种颜色,必须在显眼的地方给出颜色的标注,否则邮件几经转手后,阅读者会不理解颜色的意义而错失、误解信息。

4.对齐
  • 段首对齐
我见过不少同事在写一个新段落的时候前面加了两个空格,甚至一些程序员会加四个空格(因为一个英文空格是1/4个汉字长度),但是在电邮中,段落开始时应该避免加空格,这属于“web时代新文字排版问题”,不在这里铺开讨论。
(参考@梁海的这个回答:http://www.zhihu.com/question/19572531/answer/12254947...
  • 段末对齐
不要用回车控制换行,因为在自己的客户端设置下看起来美观的回车换行,到了别人的设备上将可能是一种视觉灾难,参考这个图片(左为原始屏幕,右为较小屏幕下的显示效果)。

5.换行与行间距
  • 手工空行
在表述完一个完整段落后,尽量手工空一行,因为在不同的阅读设备中,没有这个空行的话会导致密密麻麻的文字墙,这种视觉压力会直接影响阅读者的理解能力,留白能让人在阅读的时候有喘息的机会和理解的间隙。
  • 适当的间距
行间距可以用默认间距或1.5倍以内的间距,取决于篇幅多长,更高的间距会让阅读者的视线跳跃过多引发视觉疲劳。

6.文字描述手法
概括一下我所推荐的电邮写作手法,“选择朴实准确的形容词和副词,多用具备一定意义的短句,避免复杂术语的堆砌”。
  • 选择朴实准确的形容词和副词
这里主要针对偏爱小说式电邮的写作方式,比如需要用“美观”代替“美轮美奂”等等,工作电邮不是散文,需要确保务实。
  • 多用具备一定意义的短句
将长句拆解为短句,可以让阅读者更容易理解,比如
本次项目延期上线是因为在客户现场出现了一个由于安装A程序失败导致了冗余的tmp文件丢失所引发的故障。
可以拆解为
项目延期上线,因为在现场出现了安装故障,该故障由A程序安装失败所引发,具体原因为冗余tmp文件丢失。
  • 避免复杂术语的堆砌
这一条在技术同事来看,可能有不同意见,因为在大部分RD相互沟通的时候,术语是相当于世界语的。
不过大部分RD线以外的同事并不理解RD之间说的“我打算继承你写的A方法”或者“给我个接口”,所以在同事间互相电邮的时候,需要确保自己写的东西是对方能看懂的,例如下面这种替换(阅读者是财务同事)。
你打开浏览器,输入1234,然后看系统控制台,把里面的systemp参数copy给我。
可以替换成
你打开IE,或者360浏览器,在地址栏(上面那个有http:\\字样的)里输入1234,然后看打开的页面,左边有一个菜单,靠中间的位置有一个功能叫“系统控制台”,点开它,再看弹出来的窗口,最上面有一排英文,把名字是systemp的后面的框内的东西复制下来发给我。
粗看起来废话不少,但这种方式的电邮却是最能保证效果的,因为同事间对于信息的理解不同,而信息不对等是造成沟通不畅的最主要障碍,说白了就是“你说的我不理解,我说的你不理解,双方都要往复几次才能理解对方”。
7.标题
电邮标题也是经常被忽视的一点,但这一点至关重要,可以说保证了自己和对方在今后查找相关信息时的准确性。
恰当的标题一般是最全面的概括、最开始的引子、最点睛的描述。
  • 最全面的概括
《有关XX项目在XX客户现场的部署故障及现场情况说明》
  • 最开始的引子
《XX市XX客户现场部署故障》
  • 最点睛的描述
《XX客户现场部署故障将可能导致延期上线》
这些都是可行的例子,根据实际情况作权衡。
8.其他
其他电邮的写作内容还包括签名档、邮件重要度、邮件格式、阅读者的环境预估等。
  • 签名档
签名档主要用于让对方获取自己的其他联系方式,公司有统一要求的,需要严格执行,如果没有统一要求的,需要设置一个固定的格式,包括个人姓名\英文名、公司正式注册名称、部门\项目组、手机、座机、MSN等必要信息。
  • 重要度
除非是火烧屁股的事,千万不要使用重要度这个设置,以免重写狼来了的故事,《狼来了之现代电邮版》。
  • 邮件格式
通常设置为html格式,如果有特殊要求也可以考虑txt纯文本,但后者将没有视觉格式可言,一般不推荐。
  • 阅读者的环境预估
这部分其实有一点投机,也可以看做是“电邮沟通中的用户体验”,例如对方经常使用12寸小本,就尽量把表格设置得紧凑一些,对方如果是出差在酒店里,发邮件时就尽量避免发送大附件,而使用其他方式传递等等。

以上为个人观点,供参考,欢迎讨论指正。

滇狐滇狐就是既疯癫又糊涂!

关于电子邮件如何整理思路,如何组织语言,各位回答的都已经很全面了,我就不重复了。然而,关于电子邮件格式方面,我有很多需要补充的地方。在知乎音乐邮件列表中,我们对于电子邮件的格式有着非常严格的要求,里面规定和其它几位回答者给的答案里的原则是完全相反的。我想大概介绍一下知乎音乐邮件列表中规定的原则,以及这些规定背后的原因。

使用纯文本收发邮件

在知乎音乐邮件列表中,我们规定邮件尽量使用纯文本格式,没有特殊理由的情况下严禁使用 HTML 邮件,这和另外一个答案给出的原则是完全相反的。

HTML 邮件的优点是什么呢?它最大的优点就是有格式。邮件有格式,你就可以对文字设置字体、调整字号、改变颜色,通过格式来突出重点,表示强调,等等,我们甚至可以在文章中配图。这些在纯文本邮件里都是无法做到的。

那么,我们为什么严格限制使用 HTML 邮件呢?最大的原因是,HTML 邮件没有标准。当初人们发明 HTML 邮件的时候,人们只是简单地把 HTML 引入邮件里,规定可以用 HTML 写邮件,而其它各种细节全都一概没有指定。因此,在 HTML 邮件中,同样的视觉效果,不同的 E-mail 客户端会用千奇百怪的手段来实现,例如,光是段落之间的换行就有好多不同的处理方法,有的客户端用 <br /> 标签,有的客户端用 <p></p> 包裹段落,有的客户端甚至用 <div></div> 来实现换行。一个邮件客户端发出的邮件,在另外一个邮件客户端里回复的时候,很容易引发格式混乱。譬如使用 QQ 邮箱发出的邮件,在网易 163 邮箱中回复的时候,就时常出现原文中所有换行全部丢失的问题。

HTML 邮件还有一个严重的问题是对引文的处理。Email 一项重要用途是开展讨论,而讨论,别人必然就需要回复你发出的邮件,在你的邮件中针对你说的部分内容进行批注,这就涉及到了“引文”的处理。电子邮件必须能够使用特殊的符号来标注出哪句话是你原文中说的,哪句话是后来别人回复的。由于 HTML 对于引文没有规定标准,因此不同邮件客户端在处理引文的时候使用的方案更加千奇百怪。有直接在每个段落前方加大于号的,例如网易 163 邮箱;有使用图层边框染色的,例如 Gmail;还有对引文完全不加任何标注的,例如 QQ 邮箱。如果参与讨论的用户相互使用的邮箱都不一样,每个人发出邮件后,另外一个人对他的邮件进行批注,下一个人再对这个人的邮件进行批注,来回几趟之后,整个讨论串将会乱成一锅粥,完全分不清哪句话是哪个人说的,讨论也将无法正常进行下去。

回车折行限定每行长度

当一个段落无法在一行之内写下的时候,我们就需要折行。折行有两种方式,一种是用户不输入回车,让软件在显示的时候自动根据屏幕的宽度折行;另一种方式是用户在每行适当的宽度下插入回车手动换行。在知乎音乐邮件列表,我们规定用户需要插入回车手动换行,将每行的长度限定在 70 个字符 (或 35 个汉字之内)。

自动折行有什么好处呢?好处是,屏幕宽度改变的时候,软件在显示的时候能够重排文本,自动适应屏幕宽度,这样在大屏幕和小窗口里面都能取得非常不错的效果。另外,自动折行可以减轻写邮件时候手工排版的负担,如果手工输入回车来控制文本宽度的话,在我们修改部分内容之后,某些行的宽度就会发生改变,如果没有折行软件的帮助,手工重排一整个段落,工作量是比较大的。

那么,我们为什么要规定使用手工折行呢?最重要的原因还是:如果用 E-mail 来开展讨论的话,针对别人的某句话进行批注是非常常见的一个操作。如果邮件原文已经按照比较短的行宽折行了的话,你可以非常容易地进行“行间批注”:将你想说的话直接插入到原文相应的行之间就行,别人阅读起来也会非常清晰。而如果原文没有手工折行,一个段落就是一整行的话,行间批注就没那么清晰易读了。

另外,规定手工折行还有一个重要原因,就是有的邮件客户端对于长行的支持有问题。古时候人们有规定 E-mail 每行的长度不能超过 1000 字节,对于一个段落而言,1000 字节是非常容易超出的,因此在那个年代,人们自然而然养成了手工折行排版的习惯。到了今天,E-mail 对于每行的长度仍然还有限制,但很多邮件客户端已经通过 Quoted-Printable 编码或 Base64 编码绕开了这个限制,对于最终用户而言,E-mail 传输过程中的行的限制已经不再存在,然而,仍然有很多客户端是不对 E-mail 进行编码的,譬如 Mutt。当这些客户端对含有长行的邮件进行回复的时候,会出现行被强行截断而造成各种乱码的现象。为了照顾这些不争气的客户端,Gmail 对于纯文本邮件也会自动进行折行处理。可惜,Gmail 的自动折行仅仅只对英文处理得比较好,如果你的邮件是中文,被 Gmail 折行之后,整封邮件的排版会完全乱成一团,只能用惨不忍睹来形容。

总之,回车折行一方面是历史局限造成的限制,但另一方面,也是为了开展讨论的时候互相批注的方便。对于热衷于使用 E-mail 讨论严肃问题的朋友,一定要适应使用回车折行这种邮件编写方式。这样别人在收到你的邮件之后,只要把他的回复插入到你的原文中间进行批注,并把和他的批注无关的行全都裁剪掉,发出来的回复阅读起来就非常清晰了。

公司内部邮件另当别论

之前提到的这些规则都是运用于邮件列表的,或者作为朋友之间展开讨论的格式参考也非常合适,但如果把这些原则用到公司内部邮件中的话,反而就不合适了,那是由于公司内部邮件特殊的性质决定的。

首先,公司内部邮件不会有太多太复杂的争论,不会出现一个主题在多人之间来回很多轮的情况。如果事情复杂到那样的程度的话,公司就会召开会议讨论,而不会把讨论继续放在邮件中。因此,公司邮件对于“讨论”、“批注”的便利与否,是没有太大要求的,这和完全通过网络进行的交流存在着很大的区别。

其次,公司内部邮件经常需要在一个主题底下加入新的参与者。譬如一个部门里的员工使用 E-mail 讨论一个问题,讨论到某个点的时候,希望把上级领导加进来一起参加讨论,于是会直接在回复中抄送上级领导。这个时候,领导收到的邮件只有最新的一封,之前的讨论全都看不到。为了保证在出现这种情况的时候领导仍然能明白大家在讨论什么,公司内部邮件一般是不鼓励回复别人的邮件的时候对引文进行裁剪的,因此当然也不推荐在别人的邮件正文中间进行批注——如果在正文当中批注,却不把和批注的内容无关的其余原文裁剪掉的话,整封邮件阅读起来会很吃力。于是,公司内部邮件一般都使用顶端回复,即把回复内容写在邮件最前方,引用内容全部放在底下。这样的回复方式不适合开展复杂讨论,但却很适合公司内部的沟通交流。另外,公司邮件很多时候需要员工使用手持设备及时回复,而手持设备往往不具备很好的编辑和排版功能,很多时候也只能使用顶端回复。

再次,同一家公司内部使用的邮箱往往是统一的,不存在不同邮箱之间的兼容性问题,在同一家公司内部一个员工使用 QQ 邮箱,另一个员工使用网易 163 邮箱这样的情况是很罕见的,绝大部分对于 E-mail 使用有一定需求量的公司,都会给员工提供统一的公司邮箱。因此 HTML 邮件造成的兼容性问题在这种情况下能够得到很大缓解,使用 HTML 邮件的时候也就可以不那么有顾虑了。

当然,如果使用 E-mail 和另外一家公司进行邮件交流的话,这种情况就相当复杂了,请根据前面提到的原则和每个原则背后的原因,对照自己的实际情况选择格式要求。

陈甫鸼生长于闽,求学入秦,漂泊适燕,实秦人也。

谢谢邀请。

很久之前赞同过排名第一的 君的回答,前些天被邀请,又重新看了看,想法有些改变,而且很多东西现在看来我已经无法同意。所以还是回答一次。回答前声明:不同单位的具体实践肯定有差异,所以我的回答不是规范,只是参考。另外,我不打算就遣词造句给建议。这是语文课就该完成的事。

大体上,我把邮件看作三种不同种类:私人邮件、内部交流、公务信函。不同类型要求不同。对我来说,我大概会使用如下原则:

原则一:礼貌原则。
  • 语句保持通顺,标点无错。这是起码的要求,不只是邮件,所有类型的写作都有这一条。当然,具体到微软这样的公司,大家来自全球各地,英文水平参差不齐,偶尔犯个小错大家也会宽容,但绝对不意味着可以一直打马虎眼。
  • 公务环境请使用环境中通行的语言。这同样是一种形式的礼貌。比如公司环境中通行英文,即便是整个邮件的阅读者都是中国人,也请用英文。反过来也一样,不要在中文邮件中突然冒出个说英文的,非常不礼貌。
  • 学会区别To和Cc。如果确实希望对方读到,请务必将其放入To栏,其他人可以放入Cc栏。尽管我自己会检查所有To和Cc栏有我的邮件,但那只是个人习惯,很多人遇到自己只在Cc栏的情况时是不读邮件的。Bcc有些特殊,据我所知,不同公司对这一栏的用法区别非常大,所以无法建议。
  • 抬头和落款。内部讨论可以随便,没有开头没有落款都无妨。但正式一点的邮件就需要。我个人的做法是:如果是一对一的邮件且同事之间相熟,那么我经常不写开头和落款;如果接收方是两个人或以上,或者是上级或师长或合作部门同事,无论如何我都会写好抬头和落款。对师长,不仅落款抬头不能缺少,而且我会始终使用敬语。
  • 文件格式: 的说法是不对的。正确的做法是:跟随你的社区。比如在微软我们都使用 Outlook,所以HTML格式的邮件是标准。但我也曾经为 Linux 内核社区工作过一年多,在那里,标准的做法是纯文本。为什么文件格式要单独提出来说?因为很多开源社区对此并不宽容,Linux 内核社区就是其中之一。我不想评论这个决定好坏,但如果你需要融入工作/社区环境,请遵守这些习惯。
  • 用词。正式信函请使用规范用语,避免口语化。同事间私下讨论可以稍微随便一点,私人信函更随便一些。不过我也确实看到前台的姐妹们发的帮助邮件里“亲爱的~~”用得不少。对此我当是不同部门文化有差别,再说也挺可爱,不是么?

原则二:专注原则。
  • 标题明确。的回答我完全赞同。标题的原则是一句话能表达主旨,能做到这一条,其他的就没关系了。
  • 长度。公务邮件和内部邮件请务必保持邮件简短,多的内容请放进附件或打电话。我曾见过一些邮件特别喜爱长篇大论,而且表格、图表、链接,什么都往里面塞,一封邮件看得人昏昏欲睡。但有一点例外:对外公务信函。这类信函往往有宣传的目的,需要长篇大论的时候不少见。相应地,私人信函就没必要如此讲究。我和身处美国的老师之间通信聊聊近况讨论最近身边的趣闻,经常长篇大论的。
  • 内容单一。似乎很少有朋友提到这个问题。一封邮件不要说两件事,除非两件事的确紧密相关。如果有两个问题,请发两封邮件,在两个列表中讨论。这是为了防止一件事被讨论太久忘记了另一件。
  • 合法性/政治正确。这个也是上面的答案很少提到的。商务/公务邮件不仅是通信工具,法律上也承认它们可以作为证据。所以邮件里不是什么内容都可以说的,特别是和其他公司或外部媒体打交道的公务邮件。如果有任何不清楚的地方,发邮件前请务必和上司或法务讨论。即使是内部邮件,出于安全考虑也不应破坏这个规则。
关于一些我不同意的点:
  • 重要度。请容我说一句:真正火烧屁股的事情,是***绝对***不会写邮件的,打电话,直接敲门才是正确的做法。在我们这里,如果某人确实太久没回邮件,有耽误事的危险时,加个重要度是一个善意的提醒。与此相对地,还有Outlook的低重要度选项,一般我会在发一些工作无关的问候邮件时使用(比如祝在美国的老同事们节日快乐)。
  • 签名档。很多时候,统一格式的签名档仅仅用于工作中有对外交流内容的同事当中,比如销售部门、前台、IT等。技术部门的同事们很少有这种习惯。
  • 术语堆砌。这不是邮件问题,而是写作技巧问题。内部讨论只要确实是为了说清问题,有时候堆砌术语难以避免也没必要避免。但如果邮件读者是管理层、销售部门,那么避免使用技术术语就是很自然的事情。
  • 颜色、粗体、斜体……。我的说法是:如果是对有限听众,则一概不要用,即使是HTML邮件也不例外。我们是在写邮件,不是在写广告,一份邮件花花绿绿的让人看得头脑发麻。除了一个例外:如果我的邮件是一封面向大量公司同事的、广告性质的邮件(比如宣布某个活动开始),那么就需要用大字体或粗体突出重点。
  • Cut and Paste。在一些特定的状况下是必须的。所谓特定状况,主要是转发给手下的时候,避开一些不适合公开的内容。当然,给上司的邮件不该这样做。
大体上就这样了。

Sven无聊就答题

业余时间给一家台湾公司打工,个人主要负责德国地区的询价工作。公司有一整套的邮件写作规范,非常详尽具体。

商务邮件的写作指导思想就是明晰易懂。同时尽可能的做到一封邮件只讲一件事情。

通常来说可以把商务类邮件分成两种:询问和答复。接着我拿询问邮件中的询价类邮件的写作来举例。

第一次写作商务邮件的人往往都不知道自己应该表达什么。在这个时候,有三个自问的问题很容易帮你理清思路。

第一,我需要的答复是怎样的?
第二,为了得到答复我应该提供哪些信息?
第三,我提供的信息当中哪些是主要信息?

接着我以我们公司的询价邮件写作规范来举例。仅供参考。

邮件开头以黑体加粗关键词的方式开头。比如说我的询价是关于某个机器的,那邮件的开头就应该是:

ABC(机器名称) 型号:123


这样的开头有两个好处。对于对方公司来说,可以一开始就明白我的问题核心,而后准确的将我的询价送到专门负责这类机器的销售员手中。对于询价方来说,可以方便自己归档,更快的检索信息。比如我现在的工作邮箱当中有超过一千封的询价邮件。但是当我同事需要的时候,我可以很快的检索出相关的邮件提供给他。

而后是称呼。在使用称呼的时候要注意对方的邮件地址开头。一般来说,以info@ 之类开头的可以用统称,但是以姓氏开头的邮箱,比如zhang@之类的,就应该以张先生来做称呼。还有就是要尽可能的注意一些风俗习惯。比如说张学友主任,国内惯用称呼张主任,但是对台湾公司,称呼学友主任更好。

接着就是邮件主体,用三句话写明白三件事情。以简单句为主。英文德文的询价当中尽可能的用定语去替代从句。

比如询价,就应该写明白三件事:

第一,我们从何得知你的销售信息。(网上搜索或者是合作公司推荐。)
第二,我们所关注的具体设备。
第三,我们需要的最核心的信息。

第三点额外解释下,在邮件主体内容当中请不要详细的写出你需要的全部信息。选其中最关键的比如价格做询问。其他的例如销售条件和售后服务之类的细节询问最好以PDF的形式作为附件附上。

结尾感谢对方的阅读。而后署名,并提供电话联系方式。以签名的方式附上公司的具体信息。

其他的邮件写作大体都可以触类旁通。额外需要注意的就是在商务答复类的邮件当中最好以诸如:”感谢您在某月某日的询价“之类的方式开头。注明对方邮件的日期,在往来邮件多的情况下可以方便对方检索。
格式方面的问题已经有知友说了,找几封大公司发出的邮件模仿一下,也不是很困难。

内容和结构方面,推荐反复读读巴菲特致股东的信 Shareholder Letters。可以说,这差不多是商业信函的最高境界了。虽然比 email 长的多,但写作技巧是完全相通的。另外,有一本书叫《福布斯经典商务信函》,汇集了托马斯·沃森、大卫·奥格威、比尔·盖茨等一批商业巨头写的信,有兴趣的话可以作为参考。当然这就不完全是“得体”的问题了,而是如何利用信函打动人、说服人。

李楠魅族营销中心招募设计师

1 不 cc 给无关的人。

2 除非迫不得已,或者可以一锤定音,否则,不在邮件中争论。

3 排除任何感情因素。

4 不使用富文本。

5 除非迫不得已,不使用附件。

6 清晰,简短,重点在最开始。
记住,长正文,只有 4% 的人会读到 70% 的位置。如果你只发给 3 个人,那读了七成的人很可能是 0 。

7 适当的问候。

8 写了一封无法满足上面要求的 email?想想是否应该删掉他,去打个电话。

thinkind微信公众号 ShenYangCN

包括郵件在內的商務寫作,首推匯豐的教程。
這是匯豐特地爲亞太地區員工量身打造的。
專爲亞太區非母語國家職員編撰。

請參閱 HSBC Writing Course —— "Writing for Results"

Chapter 1 Plan your writing
Chapter 2 Organise your writing
Chapter 3 Draft and revise your writing to make it complete
Chapter 4 Revise your writing to make it cohesive
Chapter 5 Revise your writing to make it clear and concise
Chapter 6 Revise your writing to make it courteous
Chapter 7 Structure difficult letters
Chapter 8 Edit your writing

在線版本已經找不到了。
電騾下載鏈接:http://www.verycd.com/topics/55890

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寫作的重要性,再怎麼強調都不過分。和閱讀同理。


http://weibo.com/2042259637/yd1672yfy...

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補充一個網站 http://www.writing-skills.com

Emphasis is the UK's leading business-writing training company, offering specialist business-writing training and consultancy services to private and public sector organisations all over the world.

They also run open writing-skills courses, which are suitable for individuals as well as organisations.
一点个人经验,英文工作邮件的要点(“如何写得体的邮件”其实是另外一个话题):

1.to谁和cc谁最重要,发前务必仔细检查
2.主题简明
3.英文不好永远不是借口,尽量不要使用自己不熟悉的词
4.give and take,注意表达,请别人帮忙不是那么随便和容易
5. 文字尽量简洁,文字多的请用附件
6. 不要无原因地拖延回复邮件
7.被cc的人没有义务回复
8.避免工作上用bcc
9.不要cut and paste自己或别人的邮件或截断邮件
10.工作邮件避免谈私事
11. 避免email war
12. 发前自己重读邮件一遍
13.you are what you write and how you write. 记住,you are watched!

陈满砚程序员里吉他弹得最好的, 吉他手里程序写…

英文email比较简单
记住几点
1) 把你想说的话放在前面
2) 短句,没人想看从句
3) 用词要拿捏
4) 主要多用些谢感谢的单词
今天在微博上看到的分享下:flypig(在公司里,如何写好一封电子邮件
定义电子邮件的「好」是很难的。
若你写了一封「加薪申请」给老板,哪怕对方只回复俩字「OK」,那也算是好得令人动容。但如果邮件来自令你头疼的追求者,哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》,可能也逃不过「Report as spam」的厄运。
所以,本文只探讨:在员工都具备基本的职业素养,同事之间无冤无仇也没有人来大姨妈的情况下,如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。
另外,这只是一篇 blog 上的帖子,不可能面面俱到,只拣些皮毛说说。否则应该开个两小时的培训才能说透。
发出去的邮件,泼出去的水
绝大多数「邮件车祸现场」来自一时冲动。
在回复任何邮件之前,请想想下面这个问题:在法庭上,我的这封邮件会成为对我不利的证据吗?如果你觉得自己一辈子不会上法庭,那么就换一个问题:在微博上,我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗?
在数字时代,邮件就是所谓的「白底黑字」。随便一张截图,你的邮件就成了长微博。很多「坏事儿」的邮件,虽然来自一时脑热,却成了全世界的把柄,跟随一辈子。
就算你有天大的不满,哪怕去跟人在会议室里大吵一架,也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。
不要相信有些企业邮箱提供的「撤回」功能。很多人自以为已经撤回的邮件,在三秒钟之前其实已经被推送到了那些黑莓用户的手机里。
如果你使用 Gmail,建议开启一个名叫「Undo」的功能。它和锤子手机一样,会延迟五秒钟发出你的邮件。这是天底下除了破解对方邮箱进去删邮件之外,唯一有用的「撤回」方法。
写新邮件的最佳顺序
写新邮件的最佳顺序应该是:附件、正文、标题、收件人。
首先,就像它的名字所暗示的那样,附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。Gmail 有个「附件提醒」的功能,也需要你自己去开启。如果你在邮件里提到了各种语言的「附件」而又忘记了贴上,它都会在你按下「发送」之后弹出一个提醒。
其次,标题放在正文之后,是因为大多数邮件客户端会提醒你「没有标题是否发送」;而收件人放在最后,是因为没有收件人,这封邮件肯定发不出去,这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。
而且,随着正文的进行,你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好,不会等邮件发出去以后再加各种人进来。
不要把文字变成图片
在过去几年的观察中,我发现人事和行政部门的同事喜欢把文字做成图片,再贴到邮件里发出来。
这种做法并不能增加任何有用的信息,却带来了许多坏处:
首先,大部分人的审美水平不如专业的设计人员,这就导致了很多红底黑字或红底黄字、配合密布着锯齿的「魏碑」或「隶书」字体的邮件,非常难以阅读。但发信人还往往觉得这样很喜庆,营造了一种祥和的氛围。
其次,越来越多的人在手机上读邮件,这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。我曾经收到过一封总字数不过 500 字的通知邮件,但对方做成了五张总计 2 MB 的 PNG 图片,令正在开车的我苦不堪言。
还有,图片上的文字是不可搜索的,这意味着你的这封邮件在日后被找到的可能性大大降低。我目前还没有发现任何邮件客户端或网页版内置了 Evernote 那样的图片文字自动识别功能。
倒金字塔叙事
如果说我在几年前做记者的时候学到的最重要的事情是什么,那就是如何说清楚一件事情。
倒金字塔的叙事方法是很有用的:在邮件的开头,用一段话,言简意赅地概括大意,讲清楚「四个 W 和一个 H」——谁(Who)、什么(What)、何时(When)、为什么(Why)、怎么样(How)。如果不能在一开始说清楚问题,大多数人是没有耐心读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的——除非你是一个有绝对权威的 CEO。
谁——这意味着你需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁,最好指明唯一的任务所属人(所谓的「owner」)。如果你只是一个「Hi」开头,却有若干个收件人,那么谁也不知道要响应这封邮件;而如果你一下子和多个人打招呼,那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。
什么——你需要描述清楚自己的需求或者要求,而不要以「中国式思维」发些模棱两可的表态,这样对于邮件沟通没有任何益处。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什么,就别发出这封邮件。
何时——明确这个需求的时限。「越快越好」(ASAP)在大多数时候等于「没有截止日期」。
为什么——请让对方明白这件事情对对方(收信人)而言的重要性,或者起码是对团队或公司而言的重要性,而不是对你(发信人)而言的重要性。俗话说:「谁上班没点事儿呢?」即便你是对方的直接汇报对象,在多数情况下,能够写清楚为什么也比不写能够得到更有效的响应。
怎么样——所有做过乙方的人都知道,如果你收到一封没有具体操作指示的邮件,是非常难处理的。除非收发双方已经有非常明确的上下文,比如几分钟之前的电话沟通,或者事出紧急已经不能在邮件里花费更多时间,建议给出尽可能明确的操作办法。
说清楚这些,再慢慢展开邮件、旁征博引、罗列数据、推演流程吧。
用对方的语言和思维方式
每个公司,哪怕只是一个五人的创业团队,也存在分工。所谓「隔行如隔山」,你不能要求他人对你的工作了如指掌,也不能假定自己对其他部门的业务知根知底。
比如营销部门在和运营部门打交道的时候,就应该把广告上那些冠冕堂皇的表达方式分解成运营部门所能够理解并执行的业务指标,少提「最近的增长情况」之类模糊的概念,多用「过去 15 个月中 A 分类下 B 属性等于 C 的商品的销售量(而非销售金额)逐月占比」。
公关部门在和技术部门打交道的时候,就尽可能地应该把自己的需求变成技术语言,少说「我要建个博客」,多说「我们需要在一台和公司主营业务没有关系的服务器上搭建一个有独立二级域名的、采用 WordPress 搭建的、有 MySQL 数据库的小网站」。
我在目前的工作中,主要负责营销和公关,而非运营和技术。对于大多数员工来说,这样的要求不低,但这样提需求会得到更高效的响应和更准确的执行。
从人情世故上说,这样的邮件也能够让对方产生「这人比其他那些瞎指挥的家伙强点儿」的印象。沟通起来也顺畅。
多用点,少用面
我个人最害怕看到的邮件,就是乌泱泱几个大段(很多的段落之间还没有分隔,你还需要脑补空行),需要费劲巴拉地去里面刨出对方的重点,加以消化吸收。
而通俗易懂的邮件,多是分好了点,一二三四五,言简意赅。而且点和点之间没有重复,逻辑清楚。
更好的邮件,是把复杂的事情分成几个大块,每块下面几个小点,以重要性和紧急程度排序,把不可泄漏的重点用黄底标出,层次清楚,皆大欢喜。
多说事实,少说道理
这是很难做到的一点。而且这也是外国人做得比中国人做得普遍要好的一点。
这就像微博上的辩论,比如梁欢说五月天唱歌只有 5 分水准,五迷们就应该拿出五月天唱歌不跑调的证据加以反驳,而不是说你知道阿信有多努力吗,或者指责梁欢想红想疯了,或者问候梁欢的家人。因为这后面所有对动机或原因的猜测,即便不说没有证据站不住脚,也很容易被当场否定立刻拍死。
比如你在针对一个逾期项目发出邮件的时候,最好的方法是问人什么时候能做好,其次的方法是说这个项目逾期了,最差的方法是说「你们技术部门能不能不要三天打鱼两天晒网这么简单的需求都做不出来」。
可能技术部门是有来自比你的需求更重要的需求需要紧急处理?也有可能负责你的需求的工程师家里出了一些意外需要临时请假?还有可能是你的需求邮件其实因为垃圾的企业邮箱系统被搞丢了?
在邮件中施以「诛心之论」不但容易伤了和气,也往往会让发件人陷入巨大的被动之中。
而且,话说回来,很多事情其实可以通过电话或见面沟通解决,远不至于走到在邮件里擦枪走火的地步。
不要抄送一堆人
首先,在一封邮件里,加入更多收件人的时候,务必在邮件开始处写上「+John」之类的提示。这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。
其次,每一个收件人都应该是和这封邮件里所谈及的事情有关的,以免弄得收件人莫名其妙,不知道应该说些什么或是做些什么。而且收到不相关的邮件对于大多数人来说,都是一种困扰。
最后,很忌讳的做法,就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候,把部门或者公司里的头头脑脑加入邮件。成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应,也不会冒着得罪一拨人的风险给另一拨人「做主」。
就像在学校里考试的时候,老师站在台上,自然能清楚看到谁在搞小动作,只是不作声而已。
举手揭发的那个学生,也未必是班上最得宠的。
邮件的归属权
你应该明白的是,在很多国家和地区的法律定义中,公司邮箱里的邮件都是公司资产。这意味着,公司有权力看你的任何一封邮件。而且,在公司的电脑上,哪怕是用个人邮箱发出的信件,都有可能被定义为公司资产。
这意味着,不要用公司邮箱发不该发的东西——包括任何违反公司规定或当地法律的讨论。
标点符号
最后还是要提这个很多人觉得无关痛痒但是「说者无心、听者有意」的问题。
用对标点符号、不要中英文标点混用、分清「的地得」、不写错别字、英文单词之间要空格、特殊名词首字母大写……这都是最基本的书写要求。
而更高的商务书写要求,还包括那些能让收件人更快阅读邮件的技巧,比如在英文单词前后都加上空格,比如用更短的分句,比如统一字体、字号、文字颜色等等。
不要以为你的收件人看不出这些细节。不是每个人都有梵高的水准,但大多数人还是能对《星空》发出赞叹的。

刘牛用户体验咨询师

对方姓名、称谓,

问候语

这封邮件的主要目的。(一句话)

背景:
。。。。(如果首次联系,最好提到引荐人等)

提议/问题/解决方案:
。。。

需要对方采取的行动,截止日期。

谢谢!

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联系方法:
。。。

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